Aangaan vaststellingsovereenkomst

Een vaststellingsovereenkomst regelt het einde van een dienstverband en bevat afspraken over de ontslagreden, vergoeding en voorwaarden. Uw onderhandelingspositie bepaalt vaak de uitkomst, dus ken uw rechten en bereid u goed voor. Maatwerk en zorgvuldigheid zijn essentieel bij het opstellen.

Actueel

Waarom een vaststellingsovereenkomst?

In een vaststellingsovereenkomst maakt u als werkgever schriftelijk afspraken met een werknemer over het einde van het dienstverband. Het wordt dan ook wel een beëindigingsovereenkomst genoemd. De arbeidsovereenkomst wordt beëindigd met wederzijds goedvinden, zonder dat een rechter of andere instantie nodig is.

Wat wordt er afgesproken in een vaststellingsovereenkomst?

De ontslaggrond, initiatief en recht op een WW-uitkering – De ontslaggrond in een vaststellingsovereenkomst is neutraal en veelal heel algemeen. Normaal gesproken gaat het om een standaard omschrijving over ‘een verschil van inzicht’ als reden om uit elkaar te gaan. De werkelijke reden wordt niet genoemd om geen onnodige vragen op te roepen bij het UWV. Overeengekomen wordt ook dat het initiatief bij de werkgever ligt en de werknemer geen verwijt gemaakt wordt. Deze omschrijving die in de eerste artikelen staat wordt standaard opgenomen zodat de werknemer een WW-uitkering kan aanvragen. Andere neutrale gronden die gebruikt worden als dat zich voordoet zijn ‘bedrijfseconomische of organisatorische reden’ of ‘langdurige arbeidsongeschiktheid’.

De einddatum – Normaal gesproken houdt u rekening met de opzegtermijn die voor u als werkgever geldt. Bij een dienstverband van minder dan 5 jaar is dat een maand en er bij iedere 5 jaar dat een werknemer in dienst komt er een maand opzegtermijn bij, tot maximaal 4 maanden. U kunt de arbeidsovereenkomst eerder of later laten eindigen, dat is ook toegestaan. Is de opzegtermijn te kort dan zal het UWV de WW-uitkering pas later aan de werknemer toekennen, namelijk na verloop van de normale opzegtermijn.

Vrijstelling van werk, vakantiedagen en behoud arbeidsvoorwaarden – Medewerkers worden veelal vrijgesteld van werk en in die tijd nemen ze hun vakantiedagen volledig of deels op. Doorwerken en/of het wel volledig uitbetalen van de vakantiedagen kan ook overeengekomen worden. Wat vaak wel gebeurt is dat alle arbeidsvoorwaarden doorlopen tot het einde van het dienstverband. Veelal wordt ook een eventuele leaseauto tegen de laatste dag ingeleverd. Dit kan allemaal met maatwerk afgesproken worden. Indien een lager loon over de opzegtermijn wordt bedongen, dan vertaalt dat zich wel negatief naar een lagere WW-uitkering voor de werknemer.

Hoogte van de vergoeding – U kunt ieder bedrag overeenkomen met de werknemer. Omdat in bepaalde omstandigheden de transitievergoeding verplicht is, wordt deze minimaal overeengekomen. Die vergoeding wordt niet geboden als er sprake is van ontslag op staande voet en met de werknemer toch een vaststellingsovereenkomst wordt gesloten. Geen of een lagere vergoeding komt ook voor als de werknemer zelf debet is aan het einde van het dienstverband. De hoogte van de vergoeding is vooral afhankelijk van de onderhandelingspositie, waarop we hieronder nader ingaan.

Juridische kosten – Het is vrij gebruikelijk dat een werknemer een vergoeding krijgt om zijn of haar juridische kosten te dekken. Daarmee kan de werknemer zich bij laten staan. Deze zakelijke kosten worden dan voor rekening van de werkgever gebracht, zodat de werknemer geen BTW hoeft te betalen en het niet ten koste gaat van het netto inkomen van de werknemer.

Bedenktijd en ontbinding – Een werknemer heeft volgens de wet twee weken bedenktijd na het sluiten van een vaststellingsovereenkomst, waar u de werknemer op wijst. Het is verder van belang om expliciet op te nemen dat partijen na deze bedenktijd afstand doen van het recht om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te vernietigen met een beroep op bijvoorbeeld dwaling of wanprestatie.

Andere afspraken – In de overeenkomst staan vaak veel meer afspraken, namelijk over geheimhouding, concurrentie- en relatiebeding, communicatie, social media, referenties, retourneren bedrijfseigendommen en in het bijzonder ook de finale kwijting. De overeenkomst moet compleet zijn, want de werknemer heeft geen recht op wat er niet is afgesproken. Een finale kwijting betekent namelijk dat de werknemer afstand doet van alle andere vorderingen.

Let op! Kijk bij het opstellen van de vaststellingsovereenkomst niet alleen naar wat er is overeengekomen in de arbeidsovereenkomst maar ook naar de geldende cao of sociaal plan. Mogelijk dat deze rond ontslag nadere rechten en plichten oplegt.

Hoe zit het als een werknemer ziek is?

Zolang er een opzegverbod geldt, doen werknemers er niet verstandig aan om een vaststellingsovereenkomst te sluiten. Het aangaan van een beëindigingsovereenkomst terwijl een werknemer nog niet langdurig arbeidsongeschikt is, wordt door het UWV gezien als een benadelingshandeling. Het UWV zal dan de WW-uitkering weigeren. Het opzegverbod geldt voor twee jaar en als de werkgever een loonsanctie heeft gekregen langer, tot maximaal drie jaar. De werknemer zal, terwijl er een opzegverbod geldt, dus beter gemeld uit dienst moeten gaan, als dat tot de mogelijkheden behoort.

Wat is het voordeel en nadeel van een vaststellingsovereenkomst?

Het dienstverband kunt u op een relatief korte termijn laten eindigen zonder dat er een procedure bij de kantonrechter of het UWV nodig is. Dergelijke ontslagprocedures kosten tijd en geld en de uitkomst is niet zeker. Het nadeel is dat een vaststellingsovereenkomst ook een hoog kostenplaatje met zich mee kan brengen, net name als de werknemer een hoge vergoeding vraagt voordat hij of zij zijn/haar handtekening zet onder het einde van het dienstverband.

Bent u zich bewust van ‘BAZO’?

Een BAZO is het ‘beste alternatief zonder overeenstemming’. Indien uw kansen in een procedure bij de kantonrechter of UWV groot zijn, dan heeft u een sterke positie in de onderhandeling. U bent dan niet afhankelijk van overeenstemming, want u heeft een goed alternatief in een ontslagprocedure. U hoeft zich dan minder zeer zorgen te maken over het prijskaartje van de vaststellingsovereenkomst. Heeft u een slechte rechtspositie, dan is er meer nodig om het prijskaartje niet te laten oplopen. Ook dat is echter oplosbaar.

Hoe bepaalt u of u een sterke onderhandelingspositie heeft?

In hoeverre u een sterke positie heeft in de onderhandeling over een vertrekregeling, is afhankelijk van de ontslaggrond. In het kort gaat het om het volgende eisen om op te letten:

Verstoorde verhouding – is er sprake van een ernstig en duurzaam verstoorde arbeidsverhouding en is herplaatsing geen oplossing?
Disfunctioneren – heeft u eerder aan de werknemer duidelijk aangegeven dat het functioneren echt moet verbeteren en vervolgens voldoende tijd en ondersteuning geboden om tot verbetering te komen en is herplaatsing geen optie?
Bedrijfseconomisch / organisatorisch – kunt u de noodzaak voor de wijziging in de organisatie aantonen, klopt de uitwisselbare functie, komt u via het afspiegelen bij deze (niet zieke) werknemer uit en is herplaatsing geen optie?
Langdurige arbeidsongeschiktheid – heeft u aan de re-integratieverplichtingen voldaan en kan de werknemer geen enkel uur meer voor u werken in eigen of ander passend werk?
Ontslag op staande voet – kunt u de ontslagreden bewijzen en is deze zeer ernstig, heeft u aantoonbaar onverwijld ontslag verleend en is het ontslag goed schriftelijk gemotiveerd?
Verwijtbaar handelen – kunt u de ontslagreden bewijzen en is deze ernstig genoeg voor het einde aan het dienstverband?
Overige gronden – is de combinatie van voorgaande gronden of een andere reden voldoende om de kantonrechter te overtuigen om het dienstverband te ontbinden?

Hoe sterker uw zaak, des te minder bent u afhankelijk van overeenstemming met de werknemer. In dat geval zal de ontslagregeling dichter bij het minimum uitkomen.

Samenvattend zijn er veel zaken om rekening mee te houden bij een vaststellingsovereenkomst en maatwerk is belangrijk. Het voornaamste is echter het toetsen van uw rechtspositie en daarmee hoe sterk u in de onderhandeling staat.