Ontslag van disfunctionerende werknemer

Ontslag wegens disfunctioneren vereist een helder verbetertraject met concrete doelen en ondersteuning. Als verbetering of herplaatsing niet mogelijk is, kan ontslag via de kantonrechter of een vaststellingsovereenkomst plaatsvinden. De werknemer behoudt recht op de transitievergoeding. Zorgvuldigheid is cruciaal.

Actueel

Vereisten voor ontslag wegens disfunctioneren

Om een medewerker te kunnen ontslaan moet er aan de volgende eisen worden voldaan:

Duidelijke en eerlijke verwachtingen in de functie;
Duidelijk wijzen op het functioneren en dat er echt wat moet veranderen om in de functie te kunnen blijven;
Voldoende tijd en ondersteuning om tot verbetering te kunnen komen;
Geen mogelijkheid tot herplaatsing.

Op deze punten zal de kantonrechter toetsen. Een traject dat enkel gebaseerd is op het opbouwen van een ontslagdossier, loopt meer kans om niet de toets van de kritiek van de kantonrechte te doorstaan.

Hoe toon je disfunctioneren aan?

Disfunctioneren betekent dat iemand in de functie niet voldoet aan de verwachtingen die de werkgever heeft. Het uitgangspunt is dus de lat die de werkgever legt, maar het moet natuurlijk wel redelijk zijn en normaal gesproken gelden deze verwachtingen voor iedereen in die functie.

Het is natuurlijk wenselijk dat de werknemer ook weet wat de verwachtingen zijn. Die verwachtingen zijn dan al eerder vastgesteld, zodat het bericht hierover de medewerker niet overvalt. Verwachtingen kunnen met name blijken uit:

een actuele functieomschrijving. Het gaat daarbij om een uitwerking van de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, gedrag, houding, etc;
uit protocollen, werkafspraken en regels uit de CAO of mogelijk zelfs wettelijke voorschriften;
gedragscodes en andere interne richtlijnen;
indien het functioneren eerder is besproken, dan kunnen ook uit die verslagen de verwachtingen afgeleid worden.

Wat is het stappenplan om het functioneren te verbeteren?

De aanleiding voor een verbetertraject is veelal een gesprek waarin het functioneren is besproken. Een gesprek waarin het erom gaat om te achterhalen wat de redenen zijn waarom de werknemer niet meer aan de verwachtingen voldoet. In het bijzonder dient er gekeken te worden of er gewijzigde omstandigheden zijn die buiten de invloedsfeer van de werknemer liggen of mogelijk problemen in de privésituatie.

Het is van belang om concreet te maken en duidelijk aan te geven dat een werknemer op dit moment niet aan de norm voldoet om in de functie te kunnen blijven werken, oftewel dat het doel is dat er echt wat gaat veranderen en de werknemer in de functie kan blijven.

Een medewerker heeft recht op duidelijkheid in een vroeg stadium, maar ook recht op voldoende tijd en kans om tot verbeteringen te komen. Dat kan door samen een verbeterplan af te spreken, waartoe de werkgever het initiatief neemt en de werknemer in meedenkt. In dat plan staan de punten die duidelijk beter moeten om (weer) wel aan de verwachtingen te voldoen. Dat wordt dan zo concreet en objectief mogelijk aangegeven. Een werkgever komt dus met een helder voorstel om het functioneren op niveau te krijgen, maar gaat hierover wel de dialoog aan met de werknemer, want samen betekent dat de werkgever vragen stelt als ‘wat heb je nodig?’ ‘wat kan ik voor je betekenen?” Geef de medewerker ook de tijd om erover na te denken.

Het verbeterplan wordt veelal voor een periode van 6 maanden aangegaan, hoewel dat niet een harde eis is en het ook afhangt van de risico’s bij het werk. Advies is om deze termijn (van 6 maanden) te verdelen in twee delen (twee keer 3 maanden) en te kijken of er na het eerste deel (3 maanden) er wel iets van verbetering zichtbaar is. Als dat niet zo is, dan geeft dat mogelijk de ruimte om het traject eerder te stoppen.

Waar dat nodig en passend is, wordt ook ondersteuning geboden, bijvoorbeeld in de vorm van (bij)scholing, coaching of een buddy, om daarmee ook echt te laten zien dat er alles aan gedaan wordt om het functioneren op niveau te krijgen.

Het is noodzakelijk om de afspraken en verwachtingen op papier te zetten, zodat de werkgever er later consequent naar kan verwijzen. De tussentijdse verslagen worden ook op papier gezet. Bij voorkeur wordt er getekend voor akkoord, maar indien nodig is ‘tekenen voor gezien’ een alternatief. Indien de medewerker het er niet mee eens is, bespreek dan wel met elkaar wat de reden daarvoor is. De werknemer kan de eigen zienswijze opschrijven en dan wordt dat gevoegd aan het plan of het verslag. Het is wel van belang dat beide partijen de inspanning laten zien om samen op één lijn te komen, maar uiteindelijk bepaalt de werkgever de verwachtingen en het plan.

De kunst van voorgaande is dat naast duidelijk zijn, de focus ligt bij het opbouwen, dat het doel is dat de werknemer weer op het vereiste niveau gaat werken, dat de werkgever wenst en zich hiervoor ook inzet. Vandaar ook de focus op ondersteuning en inzetten van bijvoorbeeld coaching en dergelijke. De wil en oprechte intentie om degene het gewenste niveau te laten halen, is hoe dit traject minder lading kan krijgen.

Als het toch niet lukt om het functioneren te verbeteren

Indien de werknemer slecht blijft functioneren dan dient eerst gekeken te worden of herplaatsing van de werknemer in een andere functie mogelijk is. Het gaat dan om het vinden van ander passend werk dat wel aansluit bij de kennis en vaardigheden van de werknemer, bij de eigen werkgever of binnen de groep.

Is herplaatsing geen optie, dan kan er een ontbindingsprocedure gestart worden bij de kantonrechter. De rechter zal toetsen of voldoende aannemelijk is dat er sprake is van disfunctioneren, dat de werknemer er duidelijk op gewezen en daarna ook een redelijke termijn en ondersteuning kreeg om tot verbetering te komen.

De procedure bij de kantonrechter begint met een verzoekschrift en daarna vindt er een mondelinge behandeling plaats, gevolgd door een uitspraak ongeveer 3 weken na de zitting. De werknemer kan zich schriftelijk en tijdens de zitting mondeling verweren. Tegen de uitspraak kan hoger beroep worden ingesteld.

Gaat de rechter over tot een ontbinding van de arbeidsovereenkomst dan heeft de werknemer wel recht op de transitievergoeding, omdat van ernstig verwijtbaar handelen normaal gesproken geen sprake zal zijn. De rechter houdt bij een ontbinding ook rekening met de wettelijke opzegtermijn, dan wel met een andere overeengekomen opzegtermijn zoals b.v. in een CAO. De proceduretijd wordt meestal wel van de opzegtermijn afgetrokken, wel dient er altijd een maand opzegtermijn in acht genomen te worden.

Een vaak toegepaste manier om een arbeidsovereenkomst te beëindigen, is het sluiten van een vaststellingsovereenkomst. Dat is een beëindigingsovereenkomst waarin de werkgever en werknemer afspraken maken over het einde van het dienstverband, veelal de ontslagdatum, vergoeding, vrijstelling van werk, het opnemen / uitbetalen van verlofdagen. Deze kan binnen enkele dagen overeengekomen worden als partijen niet ver uit elkaar liggen.